Hagamos una retrospectiva para planificar el 2021
Una forma ágil para evaluar tu año y planificar el próximo.
¿Ya hiciste la retrospectiva de cierre de año?
Si querés avisanos y te facilitamos una sesión de cierre de año.
Antes quiero contarte qué es, para qué sirve y algunas técnicas.
No soy de esas personas que hacen cierres o evaluaciones anuales, porque soy de esas personas que están en continua retrospección haciendo experimentos, aprendiendo y ajustando (pivotear) en el momento para construir el futuro en función de escenarios.
Pero en general en este momento del año te caen todos los cierres, evaluaciones y aprendizajes; desde lo laboral hasta lo personal y muchas veces no sabemos qué proceso utilizar para nosotros mismos o para nuestros equipos.
Hoy es importante que vos y los equipos de trabajo, ágiles o no ágiles, hagan un alto y se tomen un tiempo y se alejen del día a día para hacer una retrospectiva que los ayude a evaluar el pasdo y los encamine a definir acciones para el próximo año.
+¿Qué es una retrospectiva?
En principio la palabra nos remite a un tiempo pasado. Es una reunión del grupo o equipo de trabajo en donde reflexionamos sobre la forma en la que hicimos algo, en la que trabajamos en un periodo de tiempo. (La conciencia de tiempo es muy importante)
El mayor valor que nos brinda una retrospectiva es la oportunidad para capitalizar aprendizajes y definir acciones de mejora para el futuro.
Según Esther Derby y Diana Larsen, autoras del libro Agile Retrospectives, Making Good Teams Great (2006), definen una retrospectiva cómo:
Una reunión especial donde el equipo participa después de completar un incremento de trabajo para inspeccionar y adaptar sus métodos y trabajo en equipo. Las retrospectivas permiten el aprendizaje de todo el equipo, actúan catalizadores para el cambio y generan acción.
Si analizamos esta definición vemos que el proceso que abordaremos será de reflexión, inspección, aprendizaje y proyección en un plan de acción.
Si lo vemos desde el punto de vista de un equipo que trabaja bajo metodologías ágiles como scrum, la retrospectiva se realiza al final del Sprint, después de la Revisión de Sprint y antes de la siguiente Planificación de Sprint.
El propósito de la Retrospectiva de Sprint (según la guía oficila de Scrum) es:
• Inspeccionar cómo fue el último Sprint en cuanto a personas, relaciones, procesos y herramientas. -
• Identificar y ordenar los elementos más importantes que salieron bien y las posibles mejoras.
• Crear un plan para implementar las mejoras a la forma en la que el Equipo Scrum desempeña su trabajo.
-Si lo ponemos de una forma más sencilla lo que nos tenemos que responder sería:
¿Cómo fue el sprint (unidad de tiempo de trabajo) o año pasado?
¿Qué problemas tuvimos?
¿Qué hicimos bien?
¿Qué queremos mejorar?
¿Qué vamos a hacer para conseguirlo?
+¿Quiénes participan de la retrospectiva?
En la versión simple participa el equipo de trabajo y alguien que oficie de facilitador. En una estructura de trabajo Scrum participa el equipo de trabajo, el Scrum Master, que actúa como facilitador y el Product Owner.
Muchos recomiendan que no participen personas externas, es decir gerentes, líderes, clientes, etc por que puede condicionar el espacio seguro que buscamos generar. tenemos que garantizar sinceridad, sensación de confianza y seguridad para que todos puedan expresarse.
La dinámica en sí es muy simple, el facilitador va formulando las preguntas que vimos más arriba mientras el equipo va contestando y debatiendo cada uno de los puntos. Es importante recordar que en esta reunión tenemos Timeboxing, es decir, todo el evento tiene una hora de comienzo y otra de finalización. Se recomiendo que el timebox sea de 2 hs si la iteración es de 2 semanas o de 3 hs si el sprint es de 4 semanas, pero esto es relativo.
+¿Cuál es el rol del facilitador?
En cada retrospectiva debe existir un líder que lleve y guíe dicha reunión. El líder no debe participar en las opiniones de la retrospectiva y limitarse a observar, a guiar. Tiene que ser una persona observadora, empática
Objetivos:
-Busca que se logre el objetivo de la retrospectiva.
-Está atento para que todas las voces sean escuchadas, que cada uno pueda expresar lo que piensa y siente libremente
-Asume el rol de coach.
-Busca generar reflexión y descubrimientos a través de la indagación y preguntas poderosas.
+¿Cuáles son las etapas de una retrospectiva?
1. PREPARAR EL ESCENARIO: aquí revisamos el objetivo de la reunión y vemos cómo está cada persona al llegar al encuentro. El estado anímico y cómo llegan las personas nos da un indicador de qué tipo de retrospectiva va a necesitar el equipo en ese momento. Este testeo se puede realizar con distintas técnicas rápidas de diagnóstico. Les dejo una para que la prueben.
+Técnica: Medidor de emociones
-Objetivo: que los miembros del equipo expresen sus sentimientos respecto al proyecto y tratar sus causas raíz tempranamente. Origen: Andrew Ciccarelli
-Ejecución: Preparar una pizarra o papel con caritas expresando distintas emociones como por ejemplo: sorprendido/nervioso/estresado/cansado/confundido/sobrepasado/desilucionado/ etc.
Invitar al equipo a que elija cómo se siente respecto al proyecto.
Es una manera eficaz para hacer emerger los problemas tempranamente.
2. RECOLECTAR DATOS: Es importante destacar hitos o eventos importantes del Sprint o unidad de tiempo a evaluar, el objetivo es recolectar y poner sobre la mesa toda la información significativa.
Como podemos llegar en distinatas situaciones, es decir con objetivos diferentes, hay muchas técnicas que podemos utilizar.
La técnica original es hacer las 4 preguntas claves de Norman Kerth, el creador de las retrospectivas.
¿Qué hicimos bien, que nos estaríamos olvidando de no discutirlo?
¿Qué aprendimos?
¿Qué podríamos hacer distinto la próxima vez?
¿Qué cosa nos sigue desconcertando?
3. GENERAR INSIGHTS: acá reflexionamos sobre la causa raiz de lo que relevamos acordamos puntos de vistas y generamos ideas proponiendo soluciones.
Aqui podemos usar varias técnicas de análisis de probleamas como la matriz de causa y efecto, los 5 por qués o el diagrama de ishikawa (ver foto) y luego pasar a técnicas creativas, como por ejemplo brainwriting, asociación de ideas, relaciones forzadas, 6 sombreros, SCAMPER, etc
4. DECIDIR QUÉ HACER: en este punto seguramente tengamos una lista de temas, problemáticas y experimentos potenciales. Llegó el momento de enfocarnos y decidir los puntos prioritarios y en base a eso definir accionables que podamos ejecutar en el próximo sprint o periodo de tiempo definido. La recomendación es no enfocarse en más de 2 o 3 items como mucho.
+Técnica: Estrella de mar (ver foto)
Entre todos vamos completando cada cuadrante respondiendo a:
¿Qué tenemos que hacer más?
¿Qué tenemos que dejar de hacer?
¿Qué tenemos que seguir haciendo?
¿Qué tenemos que empezar a hacer?
5.CIERRE: en este momento repasamos lo que fue la retrospectiva, revisamos accionables y conversamos cómo podemos mejorar las próximas retrospectivas. Para este momento también hay muchas técnicas según lo que se necesite, te dejo una que podés aplicar.
+Tecnica: Tira el dardo
-Objetivo: Verificar si se ha llegado al blanco para los temas importantes. Origen: Philipp Flenker
Dibujar uno o varios blancos en una pizarra. Escribir una pregunta cerca de cada blanco, por ejemplo: ¿Hablamos de lo que era importante para mi?¿Hablé en forma abierta?¿Tengo confianza de que vamos a mejorar en la próxima iteración? Los participantes ubican su opinión con un post-it. Un acierto en el medio es un consenso al 100%. Afuera del blanco es un 0% consenso.
En conclusión si la sabemos aprovechar las retro pueden pasar a ser centro y el evento más importante de scrum o de tus chequeos y el corazón de la mejora contínua del equipo.
Si la vas a hacer para cerrar el año sería bueno que las incorpores y planifiques durante el año asi podés ir haciendo ajustes periodicos.
Sino te recomiendo que hagas una retrospectiva anual para que junto a tu equipo puedas hacer una evaluación, establecer objetivos y acciones de mejora por el para el año siguiente.
Cualquier cosa avisanos.